Caso: la cultura
organizacional de una empresa del Estado
Con
relación a las manifestaciones verbales, se encontró que dentro de las
narrativas (historias), predomina la necesidad que hizo surgir la organización:
El control sobre las obligaciones que adquieren los ciudadanos frente al Estado
a partir de la posesión de bienes o recursos económicos. Con referencia a lo
anterior, uno de los participantes, de nivel directivo de la organización,
afirmó “se trata de un pago justo por lo que se tiene y una contribución justa
a quienes lo necesitan”. Como anécdota principal, en el momento, se relatan los
robos que se han presentado en la empresa, y la polémica que existe en torno a
los mismos debido a que esta organización se encarga precisamente del control
de los recursos del país. En relación a los héroes y villanos que también hacen
parte de los artefactos, se encontró que el héroe de la organización es el
ministro que dirige la institución, pues es quien está a favor del aumento de
salarios, bonificaciones extra y nombramiento de nuevos empleados; los villanos
fueron quienes evaden los impuestos, robando de esta manera al gobierno. En
cuanto a los patrones de comunicación, se observó que prima la comunicación
formal, en la que existe un profundo respeto por el conducto regular dentro de
la jerarquía organizacional. La comunicación es clara y directa; en general, se
deja constancia por escrito de todo lo relacionado con documentos de la
organización (quien recibe, quien gestiona el documento, fecha y hora de
entrega, firmas de quien gestiona y recibe).
Respecto
a los objetos físicos, se encontró que en los puestos de trabajo no se permite
el decorado con objetos personales, (fotos, cartas, porcelanas etc.),
únicamente se deben exhibir elementos e informes dados por la empresa; se
considera que estos deben reflejar la labor del miembro de la organización. De
hecho, existe un sistema de control denominado “Plan XXXX” por medio de cual
controlan y dan bonificaciones a los empleados que mantienen sus puestos de
trabajo libres de objetos que no correspondan a sus tareas. Asimismo, en los
computadores solo deben encontrarse abiertas las ventanas correspondientes a
los archivos de Word, Excel, y el mail institucional, por medio de los cuales
se hace llegar a cada funcionario cualquier tipo de comunicado de la organización.
Por otro lado, se encuentra que uno de los objetos físicos más valorados por la
empresa son los relojes que se colocan en cada área y que deben estar visibles
para todos los empleados, con el fin de que los tiempos de almuerzo o salida
estén coordinados de manera colectiva. La distribución física de las oficinas
excepto las de los altos mandos, se encuentra en hileras, lo cual dificulta la
movilidad y la privacidad de los trabajadores. Se trata de una distribución que
permite a las personas que se encuentran en los altos mandos, vigilar
constantemente los puestos de trabajo. En contraste con las oficinas pequeñas y
conglomeradas de las personas que ocupan los cargos medios y bajos de la
empresa, los niveles directivos y jefaturas cuentan con oficinas amplias
cubiertas con grandes ventanales que permiten una visualización amplia tanto
del exterior como del interior de las oficinas donde se encuentra la división o
grupo de trabajo a su mando. Estas oficinas son las únicas que tienen puerta y
acceso restringido. Actualmente, las oficinas se encuentran en remodelación, se
espera que los empleados cuenten con mayor comodidad con los cambios; se mantiene
el diseño de oficinas amplias para los ejecutivos, y pequeñas y carentes de
privacidad para los mandos medios y operativos. Dentro de los objetos físicos
también se encuentra el edificio donde funciona esta organización pública, el
cual se encuentra ubicado en el centro de Bogotá. Es un edificio antiguo, con
16 pisos, y ventanales oscuros que impiden ver el interior de la entidad. En
cuanto al vestido, se observó que no existe uniforme, sin embargo la forma de
vestir y el uso del carnet en un lugar visible, son vigilados diariamente y de
forma directa por el jefe de personal de la compañía. Este comportamiento se
refuerza a través de comunicados institucionales, e-mail o memorandos de
llamados de atención, para la presentación personal que se considere
inadecuada. A pesar de que los días viernes es permitido portar jeans o
pantalones de dril, deben combinarse con camisas y zapatos formales. Por otra
parte, se encontró que los rituales y ceremonias giran primordialmente en torno
a las fechas en que se reconoce la organización, por ejemplo la celebración del
cumpleaños de la misma, o el día especial de cada labor (ej. Día de la
Secretaria) en el que más que reconocer a la persona que ocupa determinado
cargo, se hace un especial reconocimiento a su contribución a la productividad.
También se celebra el fin de año; esta es la única ocasión en que se reconoce al
miembro de la organización dentro de esta clase de ritos; en este día se dan
regalos a los empleados y a sus hijos, además se da una prima salarial extra
legal por parte de la institución. Como tradición, se evidenció que los
integrantes de cada una de las divisiones de trabajo realizan una premiación
que se lleva a cabo el día de la institución con el fin de resaltar algunas
características que poseen los miembros de la organización. Es importante
mencionar que este reconocimiento que se realiza hace 20 años fue idea de
trabajadores de mandos medios. A dicha celebración no asisten los directivos.
Asimismo, se observó que es una costumbre que los empleados reporten al jefe su
llegada o ausencia de los puestos de trabajo, esto se hace como una muestra de respeto
ante el jefe inmediato. Dentro de las manifestaciones conductuales, se encontró
que es recompensada la permanencia en la empresa por el hecho de ser parte de
una organización estatal; es por ello que los trabajadores reciben primas
extraoficiales y un bono anual que representa el 20% del salario base mensual.
Por otro lado, se castiga por medio de memorandos y llamados de atención
verbales, ausentarse del puesto de trabajo sin una justa causa; faltar al
trabajo tiene como consecuencia el despido inmediato. De igual manera, no
cumplir con la norma relacionada con los horarios de almuerzo, llegada y salida
de la empresa, que son controlados de manera regular a través de un sistema
electrónico que funciona por medio de un chip que contiene el carnet, y que
registra la hora y número de ingresos y salidas de la empresa, también son
causales de despido.
Valores
Los
valores están especificados en el “Manual ético de la Institución” (S.F) que
los define como “el resultado de las acciones, pensamientos y emociones humanas
que se construyen día a día a través de las acciones que orientan al ser humano
en lo que decide, hace, piensa y siente” (p. 48). Se adoptan como
institucionales los siguientes valores: Respeto (valorar al otro, lo cual hace
necesario también el cuidado de sí mismo), honestidad (coherencia e integridad
entre lo interno y lo externo), responsabilidad (en cuanto a las acciones,
asumir las consecuencias de los actos) y compromiso (para entender los procesos
organizacionales y responder asertivamente frente a ellos) “los cuales
fundamentan de una manera integral y ética el recaudo con la concepción y
gestión de las personas, la organización, los procesos y recursos” (p. 48). Se
observa, que el tipo de información relevante para la toma de decisiones es
aquella que se comunica de manera formal y por escrito en hojas donde se ve
plasmado tanto el logo de la organización, como las firmas de los responsables.
Las personas más respetadas y valoradas en la empresa, aun cuando su desempeño
no sea eficiente, son aquellas que ocupan los niveles jerárquicos más altos. En
cuanto a los criterios que se consideran para los ascensos se encuentran: Nivel
de escolaridad mayor y antigüedad en la empresa, lo cual muestra que se premia
la lealtad y el compromiso, más que el desempeño.
Normas
En
relación a las normas explícitas, se encontraron seis normas que rigen la
organización: Manejo de la información y la comunicación, especial atención
frente a los grupos de interés (frente al servicio; frente a la relación con proveedores
y contratistas; y frente a socios de valor), responsabilidad social (rendición
de cuentas y medio ambiente), control (control interno frente a los organismos
de control y auditorías), administración de riesgos operacionales (guían a los
funcionarios hacia la eficiencia y cumplimiento de los lineamientos y
procedimientos técnicos), y desarrollo administrativo (gestión humana frente a
la calidad -Modelo estándar de control interno de la XXXX, 2011). Por otra
parte, y como se había mencionado, es fundamental para la organización que los
empleados registren los momentos en que se ausentan y/o ingresan a la empresa;
esto con el fin de supervisar que todas las personas cumplan con los horarios
requeridos. Dentro de las normas implícitas, se encontró el cumplimiento en la
entrega de resultados (expedientes) dentro del tiempo estipulado. Aunque no se
encuentra especificado en el manual de normas, es de conocimiento que los
expedientes se entregan a los 25 días una vez se asignan los archivos para cada
contribuyente. Si se incumple esta norma no hay una sanción formal, pero si se
genera conflicto con la secretaria del área, quien necesita un tiempo para
sistematizar los resultados de las labores de cada uno de los trabajadores para
luego presentarlos al ministro. Otra norma implícita, es el saludo que se debe
manifestar al director de área cada vez que los empleados retornan de ausencias
eventuales, con el fin de mostrar su disponibilidad para responder a los
requerimientos del mismo.
